программа бронирования номеров

Для более высокой эффективности работы в отделе бронирования и резервирования используется специальные программы, которые позволяют осуществлять контроль над номерным фондом. Они помогают как целым сетям гостиниц, так и независимым предприятиям. Благодаря таким программам значительно снижается время на распределение клиентов по номерам, распределением цен и т.д. Повышая точность и оперативность.

Конфигурация компьютерных систем по работе с гостями, распределяется под сферу предприятия, будь то гостиница, мотель и т.д. Такие программы объединяются модулями. Модуль — это группа программ, которая относиться к определенной процедуре работы гостиничного предприятия (резервирование, распределение, подсчет и т.д.) Один из основных модулей это «Бронирование».

Модуль «Бронирование» («Резервирование») создан для выполнения функции бронирования, и работает в режиме подтверждение /отказ с привязкой ко времени. Этот модуль позволяет быстро обрабатывать информацию о службе приемов заказов, и делать прогнозы в соответствие с запросами клиентов, вовремя готовить комнаты и так же составлять отчеты и прочее. Заказы на резервирование принимаются через центральную систему или от самого клиента. Эти заказы моментально обрабатываются и номер может быть зарезервирован даже до того момента как сотрудник закончит разговор по телефону. Информация о наличие мест отображается на дисплеях компьютерной сети гостиницы, которая может быть включена в общую систему и которая может работать автономно. Система управления в зависимости от конфигураций может накапливать данные автоматически и быстро выдавать по желанию оператора информацию о свободных и занятых номерах, а так же и о доходах на определенную заявленную дату. При использовании модуля «Бронирования», служба резервирования либо вносит новые данные или получат их от центрально системы резервирования. После данные в файлах о записи клиентов, прогнозов загруженности, ожидаемой прибыли тотчас обновляются.

Внутренние системы резервирования так же сконфигурированы под специфику гостиничной индустрии. Эти системы рассчитаны на управление системами деятельности отеля, и хорошо относиться к нуждам сотрудникам, гостям. Специфика каждого отеля подразумевает, будет ли оборудование для системы резервирования закупаться отдельно или же работать как часть управления общей системы отеля.

Модуль резервирование компьютерный системы, позволяет четко и быстро, отвечать на телефонные звонки, с заявками на размещение. Модуль позволяет значительно сокращать бумажную и канцелярскую работу.

Это дает возможность сотрудникам уделять больше внимания позвонившим или продвижение различных услуг. Доступ к информации намного ускоряется, а многие процедуры упрощаются.

Первоочередная процедура составления записи резервирования, которая является началом цикла гостя. Записи на резервирование идентифицирует прибытие гостя, и его нужды, до того как он прибудет в отель. Это помогает оптимизировать график работы сотрудников. Модуль резервирования может составлять отчеты, необходимые для менеджеров. Ниже перечислены наиболее типичные функции, присваиваемые модулю резервирования. информационный управление гостиница отель

К этим функциям относятся:

— запросы на резервирование;

— обоснование готовности номеров к сдаче;

— создание записей о резервировании;

— подтверждение резервирований;

— поддержание записей о резервировании;

— создание отчетов.

Заявка на резервирование может быть получена лично, по телефону, по почте или через интерфейс внешней системы резервирования. Вне зависимости от происхождения, заявка на резервирование формулируется работником службы бронирования в запрос на резервирование.

Этот запрос обычно содержит следующую информацию:

— дата прибытия;

— тип и количество требующихся комнат;

— количество ночей;

— код расценки номера (стандартный, специальный, пакет услуг и т.д.);

— количество человек в номере

Сотрудник, занимающийся резервированием, вводит данные в компьютер, выполняя чётко установленный план процедуры по осуществлению запроса. Одновременность позволяет достичь совместимости с реальным временем. Сотрудник, принимающий заявку, получает информацию от системы, и быстро отвечает на запрос позвонившего клиента. Совместимость с реальным временем сделана для обеспечения быстрого ответа, и тем самым дает сотруднику возможность отредактировать, изменить, или улучшить запрос. Как только запрос согласовывается, система управления записывает и блокирует этот номер, исключая его из файлов номеров, доступных к продаже.

В момент ввода запроса на резервирование информация обрабатывается и сравнивается с учетом свободных номеров к продаже.

На запрос о резервировании система может дать следующие ответы, которые появятся на экране дисплея:

— принятие или отказ в принятии запроса на резервирование;

— предложение альтернативных вариантов типа номеров или расценки;

— предложение остановиться в другом отеле.

Как только заявка на резервирование получена и номер заблокирован, система требует, чтобы работник службы бронирования заполнил запись о резервировании, введя необходимую информацию, такую как:

— персональные данные гостя (имя, адрес, номер телефона);

— время прибытия;

— классификация резервирования (предварительное, подтвержденное, гарантированное);

— данные позвонившего (агентство или секретарь);

— специальные требования (усовершенствование условий, детская кровать, зона для некурящих и т.д.).

В не автоматизированных отелях этот процесс требует намного больше лишней работы. Компьютеризованная система намного удобнее как для лиц совершающих заказ, так и для сотрудников.

Система управления отелем может автоматически составлять письма о подтверждении резервирования в день получения заказа на резервирование. Информация может быть получена из записи о резервировании и распечатана на специальном бланке отеля.

Хотя, вероятно, существует столько видов писем о подтверждении, сколько существует автоматизированных отелей, письмо о подтверждении обычно содержит следующую информацию:

— имя и адрес гостя;

— время и дату прибытия;

— тип, количество и стоимость номеров;

— количество ночей;

— количество человек в группе;

— классификация резервирования (предварительное, подтвержденное, гарантированное);

— специальный сервис, необходимый гостям;

— требование депозита или предоплаты;

— изменение первоначального резервирования (дополнительное подтверждение, изменение или отмена);

— возможность отмены заказа;

— цена за номер за ночь.

Подтверждение на резервирование могут быть отпечатаны в любое время, обычно они отпечатываются в ходе потока продукции, производимой во время ежедневной модификации системы. Модификации проходят ежедневно с целью составление отчетов, реорганизации файлов и т.д. Записи о резервировании хранятся в электронных файлах, разделенных по времени прибытия гостей (год, месяц, день), названию группы, имени гостя. Такая организация файлов наиболее подходит для модуля резервирования, поскольку гости часто приезжают раньше запланированной даты, или же изменяют дату, или отменяют заказы.

Информация из записей о резервировании может быть использована для создания бланков предварительной регистрации.

Кроме того, модуль резервирования может взаимодействовать с другими функциями службы приема.

Информация о резервировании используется следующим образом:

— распечатывается на карточках для увеличения скорости процедуры прописки;

— переправляется для дальнейшей обработки в файл о комиссионных для агентов;

— переформатируется для включения в файл истории гостя.

Отчет о предполагаемых доходах показывает будущие доходы, умножая предсказываемую занятость в будущем на существующие в отеле расценки.

Заменивший неавтоматизированную систему резервирования, модуль резервирования составляет и другие отчеты:

— отчет о сделках по резервированию;

— список предполагаемых прибытий и отбытий;

— отчет о комиссионных агентам;

— статистика отказов.

Отчет о сделках по резервированию предоставляет информацию о ежедневных записях по принятию, изменению или отмене резервирования. Модуль резервирования может также составлять дополнительные специализированные отчеты, например, отчет об отказах, отчет о заблокированных номерах, отчет о не появившихся клиентах.

Список предполагаемых прибытий и отбытий — это ежедневный отчет, который показывает количество гостей, которые должны прибыть или выехать из отеля, количество гостей, продливших свое пребывание в отеле (отдельно от списка прибытий и отбытий), а также имена гостей, соответствующие каждой сделке.

Отчет о комиссионных агентам обрисовывает сделки по резервированию и суммы комиссионных, которые следует выплатить агентам с этих сделок. Агенты, связанные контрактными соглашениями с отелем, могут зарабатывать комиссионные на сделках по резервированию, совершенных в пользу отеля.

Отчет по отказам показывает количество номеров, снятых за ночь с продажи из-за того, что номера не были подготовлены к сдаче. Этот отчет особенно полезен для отелей, имеющих планы на расширение своей деятельности.

  • Опубликовано 15. января 2018
  • Автор: admin
  • Категории: Uncategorized
Оставить комментарий

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Яндекс.Метрика